Das KI-Vorsystem für Steuerkanzleien

Flowbeaver liest Mandantenbelege, erkennt den Geschäftsvorfall und kontiert nach SKR03 oder SKR04 vor, auch als Splitbuchungen. Ihr Team prüft das Ergebnis 1:1 wie heute, in DATEV Unternehmen Online oder Kanzlei-Rechnungswesen. Ohne Software-Umstellung für Ihr Team. Ohne neue Abläufe.
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Die Lage in den Kanzleien

Drei Zahlen, die den Druck erklären

  • Nur 23,2 % der Einzelkanzleien konnten 2024 ihre offenen Stellen besetzen (STAX 2024, BStBK/Allensbach).
  • 43,8 % des Kanzleiumsatzes gehen mittlerweile in Personalkosten, 2018 waren es noch 37 % (STAX 2024).
  • 91,6 % halten KI für relevant, ca. 30 % setzen sie aktiv ein (SWI Finance / Handelsblatt).
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Branchenreport 2026

KI in der Steuerkanzlei
73 % melden Fachkräftemangel
KI-Potenziale bleiben ungenutzt


Kompakter Überblick zum Stand der KI-Adoption in deutschen Kanzleien.

28 Seiten, 21 Quellen aus BStBK, ifo, DATEV, KPMG und weiteren Häusern.
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Wo diese Zahlen in der Kanzlei ankommen

Der Druck aus diesen Zahlen erzeugt zwei Probleme in jeder wachstumsorientierten Kanzlei:

Problem 1: Kapazitätsengpässe. Wachstum scheitert nicht an fehlender Nachfrage, sondern an fehlenden Mitarbeiterstunden.
Problem 2: Sinkende Margen. Steigende Personalkosten fressen die Marge auf.
Drei Reibungen im Belegprozess tauchen im Kanzleialltag immer wieder auf:

Blockierter Belegfluss

Den Belegfluss bremsen Rückfragen-Schleifen mit dem Mandanten. Fremdsprachige Rechnungen, unklare Positionen, untypische Lieferanten: Die Bearbeitung stoppt, weil beim Mandanten nachgefragt werden muss. Die Antwort kommt ein bis drei Tage später und ist oft selbst erklärungsbedürftig. Der Vorgang liegt offen, ohne dass jemand aktiv daran arbeitet.

Gebundene Personalkapazität

Routinearbeit vor der Kontierung kostet Stunden: Sortieren, Dublettencheck, schlechte Scans nachpflegen, Positionen aus PDFs heraustippen. Diese Tätigkeiten beanspruchen genau die Fachkräfte, die laut STAX zu 59 % nicht zu finden sind.

Stressige Lastspitzen

Belege kommen geballt vor jeder Frist. Neu ist nicht die Welle, sondern der fehlende Puffer. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung am 10. zieht den Vormonat in wenige Tage zusammen. Solange Stellen unbesetzt bleiben, fehlt die Reserve, die früher abfederte: Krankmeldung wird zum Fristrisiko, Urlaub zur Verschiebung. Abschlüsse, Steuererklärungen, Beratung und alles andere rutscht mit jeder Welle weiter nach hinten.

Wie Flowbeaver diese drei Engpässe auflöst

Die KI liest, ordnet, kontiert vor. Ihre Fachkräfte prüfen und entscheiden.
Sie nehmen mehr Mandate an, ohne mehr Personal zu suchen.
Ihre Marge wächst, weil die Stunden nicht mitwachsen.

  • Belege ohne Rückfragen

    Das Sprachmodell liest jeden Beleg inhaltlich aus. Untypische Lieferanten werden eingeordnet, unklare Positionen aufgelöst, fremdsprachige Rechnungen übersetzt. Lieferanten, Leistungspositionen und Geschäftsvorfälle stehen am Ende verständlich im Stapel. Wo bisher nachgefragt werden musste, liegt ein vorbereiteter Vorschlag.

  • Routine fällt weg

    Flowbeaver übernimmt die fachliche Vorarbeit pro Beleg: alle Felder extrahieren, Beträge und Steuersätze prüfen, den Geschäftsvorfall einordnen, in SKR03 oder SKR04 vorkontieren. Ihre Mitarbeiter steigen dort ein, wo Entscheidungsarbeit beginnt: bei der Prüfung der Vorschläge und bei Fällen, die eine Bewertung brauchen.

  • Lastspitzen werden tragbar

    Mandanten liefern weiter in Wellen. Pro Beleg bleibt aber deutlich weniger Arbeit auf dem Schreibtisch. Was bisher Tage dauerte, ist in einigen Stunden erledigt. Die Kanzlei ist nicht mehr in der Welle gefangen und gewinnt Freiraum und Wachstumsmöglichkeiten zurück.

Wie ein Belegdurchlauf konkret aussieht

Eine Rechnung eines polnischen Subunternehmers an einen deutschen Generalunternehmer für Bauleistungen auf einer Berliner Baustelle. Zwei Positionen: Trockenbauarbeiten und Elektroinstallation. Beträge in Złoty, kein Umsatzsteuer-Ausweis, der Hinweis „odwrotne obciążenie (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers)" steht im Fließtext.
Funktion
Flowbeaver KI-Pipeline
Klassische Belegverarbeitungssoftware
Lieferant, Betrag und Datum erfassen
Fremdwährung in Euro umrechnen
Polnische USt-IdNr und EU-Sitz des Lieferanten erkennen und prüfen
Positionen einzeln erfassen und inhaltlich deuten
§13b-Reverse-Charge aus Belegtext und Lieferantenland ableiten
Leistungen auf zwei getrennte Aufwandskonten splitten
SKR03/SKR04-Vorkontierung im DATEV-Buchungsstapel ablegen

Mittwochabend 150 Mandantenbelege hochladen, Donnerstag früh den fertigen Buchungsstapel prüfen.

DATEV-Ergänzung, nicht DATEV-Ersatz
Flowbeaver greift in den Prozess ein, bevor DATEV zum Zug kommt. Die Vorarbeit (Lesen, Zuordnen, Kontieren) passiert außerhalb, danach läuft in Ihrer Kanzlei alles wie gewohnt. Kein Umstieg, kein Parallelsystem, keine Einarbeitung in neue Masken.

So kommt das Ergebnis in DATEV oder in ein anderes DATEV-kompatibles System:
Vorbereitung außerhalb von DATEV
Flowbeaver liest jeden Beleg, ordnet ihn zu und kontiert nach SKR03 oder SKR04 vor. Alles geschieht vor dem DATEV-Prozess über eine simple Mandanten-Oberfläche.
DATEV-konforme Übergabe
Der Buchungsstapel als CSV, Belegbilder als ZIP, strukturiert nach Mandant und Buchungsperiode. Geplant: Anbindung an Belegbilderservice und Rechnungsdatenservice für eine durchgängige Übergabe an DATEV Unternehmen Online.
Prüfen und Buchen in DUO oder Kanzlei-Rechnungswesen
Ihr FiBu-Team arbeitet wie gewohnt in DATEV, ob in Unternehmen Online oder Kanzlei-Rechnungswesen. Keine neue Software für die tägliche Buchungsarbeit.

Datenschutz auf Berufsträger-Niveau

Mandantendaten sind Berufsgeheimnis. Flowbeaver behandelt sie mit demselben Schutzmaßstab, den auch Sie als Berufsträger schulden – nicht nur als DSGVO-Pflicht.
Schweigepflicht über DSGVO hinaus
Bei Flowbeaver sind alle handelnden Personen (Gründer, bestehende und künftige Mitarbeiter) nach §203 StGB und §62a StBerG zur Verschwiegenheit verpflichtet. Derselbe Schutzstandard, den Sie als Berufsträger schulden.
Keine US-Cloud-Verbindung
Hosting bei der Hetzner AG in Deutschland (DIN ISO/IEC 27001:2022) , KI-Modelle von EU-Unternehmen. Kein AWS, kein Microsoft Azure, kein Google Cloud. Damit liegt kein US-CLOUD-Act-Risiko über Ihren Mandantendaten.
Keine automatischen Buchungen
Jeder Kontierungsvorschlag passiert die Prüfung Ihres Teams. Alle KI-Schritte sind nachvollziehbar und damit dem Transparenz-Prinzip des EU AI Acts entsprechend. Entscheidung und Verantwortung bleiben in Ihrer Kanzlei.

Was Flowbeaver in Ihrer Kanzlei spart

Belegvolumen, Bearbeitungszeit und Personalkosten variieren von Kanzlei zu Kanzlei. Geben Sie Ihre Zahlen ein und sehen Sie, was bei Ihnen herauskommt.
5
1500
40
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1500
40

Aktuell gebundene Kapazität

125 Stunden

Mit Flowbeaver gebunden (bei 70 % Zeitersparnis):

38 Stunden
Frei für andere Arbeit:
87 Stunden
Freie Kapazität in Euro:
3.480 Euro
Netto nach 299 € Flatrate:
3.181 Euro / Monat
Lassen Sie diese Zahl im 15-Minuten-Gespräch belastbar machen. Direkt mit dem Gründer, kein Vertrieb dazwischen.
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299 € pro Monat
Flatrate, monatlich kündbar.
Schon ab 10 FiBu-Mandaten
rechnet es sich.

Bei Unzufriedenheit: vollständige Rückerstattung in den ersten 30 Tagen.

Aktueller Einführungspreis - gilt dauerhaft
für die ersten fünf Kanzleien,
die ich persönlich einarbeite. Spätere Einstiege starten zu höheren Konditionen.
zzgl. gesetzlicher USt.
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Gebaut von jemandem, der den Schmerz kennt

Andreas Schwarzkopf — Diplom-Kaufmann, 15 Jahre KI in produktiven Systemen, zuletzt für die Mercedes-Benz Bank AG. Geschäftsführer der Flowbeaver GmbH.

"Mir war die Zeit für manuelle Belegarbeit immer zu schade. In drei eigenen Unternehmen über 25 Jahre habe ich denselben Kreislauf gesehen, und eine Lösung, die mich wirklich überzeugt hätte, gab es nicht. Also habe ich sie gebaut. Zuerst dachte ich, generative KI und Buchhaltung passen nicht zusammen. Bis ich einen Weg gefunden habe, beides zu verbinden: wenn der kreative KI-Geist nur auf verlässliche Fakten und validierte Daten zugreifen darf, bewirkt er echte Wunder."

Flowbeaver entwickelt sich gemeinsam mit den ersten Kanzleien. Wer in der ersten Runde dabei ist, formt das Produkt mit: Feedback fließt in Tagen ins Produkt — keine Support-Tickets, keine Vertriebsebene, kein Marketing-Filter dazwischen.

15 Minuten, direkt mit dem Gründer

Sie erhalten anschließend eine E-Mail, in der Sie einen Termin direkt buchen oder uns eigene Vorschläge schicken können.

Lieber direkt schreiben oder anrufen?
info@flowbeaver.de · +49 30 20169735

Wir nehmen aktuell maximal fünf Kanzleien parallel in die Einführung auf. Jede wird vom Gründer persönlich begleitet, damit das Vorsystem im Kanzleialltag ankommt.
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Antworten auf häufige Fragen